Politique de confidentialité
Préambule
Laurentides Experts-Conseils reconnait l’importance de préserver la vie privée et s’engage à mettre en place des mesures efficaces visant à protéger la nature confidentielle des renseignements personnels qu’elle recueille et traite dans le cadre de ses activités.
À qui s’adresse la politique?
Cette politique s’applique à toute personne physique qui entre en communication ou interagit avec nous, quel que soit le moyen utilisé, que vous soyez un client ou quelqu’un qui utilise nos plateformes ou nos services. Nous recueillons aussi des renseignements personnels lorsque des personnes répondent à nos offres d’emploi ou sont embauchées (dossier d’employé).
Responsable de la protection des renseignements personnels (PRP)
Le responsable de la protection des renseignements personnels est le Président. Celui-ci peut désigner des membres de son équipe pour certains aspects de la protection des renseignements personnels. Si vous avez une question, une préoccupation ou une plainte à formuler concernant la protection de vos renseignements personnels et nos pratiques en la matière, vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à resshum@laurexco.ca
Collecte des informations
Nous pouvons collecter des informations lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous faites une demande de soumission, lorsque vous communiquez avec nous par courriel ou par téléphone. Les informations collectées peuvent inclure votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse, vos données de navigation (par exemple, témoins, adresse IP), ainsi que vos informations de paiement lorsque vous procédez au paiement d’une facture.
Utilisation des informations
Les informations que nous recueillons auprès de vous peuvent être utilisées pour :
• Répondre et donner suite aux demandes de services, en ligne ou par téléphone;
• Réaliser les mandats pour lesquels nous avons été mandatés par un de nos partenaires;
• Effectuer des analyses et statistiques sur notre clientèle et sur l’utilisation de nos services, afin de mieux comprendre les besoins de notre clientèle et améliorer notre site web.
Confidentialité des informations et divulgation à des tiers
Tout en offrant nos services, nous pouvons partager une partie ou la totalité de vos renseignements personnels que nous avons recueillis avec des fournisseurs de services tiers qui fournissent des services en notre nom.
Ces fournisseurs de services nous aident à exploiter notre entreprise. Ils fournissent des services de bureau, des services juridiques et d’autres services professionnels, répondent aux demandes des clients, traitent les paiements par carte de crédit et d’autres formes de paiement, envoient des courriels et du courrier postal, exploitent des centres d’hébergement d’appels et de données, fournissent des solutions logicielles et techniques, gèrent nos campagnes de marketing et de publicité et nos services d’analyse (p. ex. le suivi de l’efficacité de nos campagnes de marketing et l’analyse de l’utilisation de nos sites Web et de nos applications). Nous exigeons de ces fournisseurs de services, qui peuvent être des organismes et des particuliers, qu’ils limitent leur accès à vos renseignements personnels et leur utilisation à ce qui est nécessaire pour fournir leurs services, et qu’ils respectent les renseignements personnels ainsi que les procédures de sécurité et de protection des données.
Protection des informations
Nous mettons en œuvre une variété de mesures de sécurité pour préserver la sécurité de vos informations personnelles collectées via notre site web. Nous protégeons également vos informations hors ligne. Seuls les employés qui ont besoin d’effectuer un travail spécifique (par exemple la facturation ou le service à la clientèle) ont accès aux informations personnelles identifiables. Les ordinateurs et serveurs utilisés pour stocker des informations personnelles identifiables sont conservés dans un environnement sécurisé.
Durée de conservation des renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels tant que nous avons un besoin légitime de le faire. Même si vous avez cessé de faire affaire avec nous, nous devons conserver certains renseignements parce que, entre autres raisons, la loi ou notre code de déontologie le requièrent. Lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits. Dans le cadre du processus de destruction des renseignements, nous observons des règles strictes et veillons à empêcher toute personne non autorisée d’y avoir accès. Voir la section « Cycle de vie des informations et délais de conservation ».
Consentement
En utilisant notre site et en nous communiquant vos informations par courriel ou par téléphone, vous consentez à notre politique de confidentialité.
Cycle de vie des informations et délais de conservation
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs spécifiés dans la présente politique, à moins que la loi ne l’exige autrement. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels sont sécurisés contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.
Ajouts à valider
Pourquoi vos renseignements sont-ils recueillis et utilisés?
Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements afin de mieux vous servir et de nous acquitter de nos obligations envers vous et les autres parties et en vertu des lois applicables. Le fait de savoir que vous nous aidez à comprendre vos besoins nous permet de communiquer efficacement avec vous et de vous fournir les services que vous souhaitez. En plus des raisons énoncées dans la présente politique, nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels aux fins suivantes (les « fins déterminées ») :
• Évaluer, établir et maintenir une relation d’emploi ou une relation commerciale;
• Déterminer les tarifs de services, administrer les comptes, effectuer et recevoir les paiements et s’acquitter des obligations contractuelles;
• Vous fournir les services que vous avez demandés, y compris répondre aux demandes de renseignements et autres demandes d’aide;
• La recherche, l’élaboration, la gestion, la protection et l’amélioration de nos services, y compris la réalisation de sondages qui nous fournissent de la rétroaction;
• Assurer la cohérence et la qualité de nos produits et services ou de ceux de nos fournisseurs;
• Élaborer et gérer nos systèmes et nos bases de données de gestion des connaissances et des précédents;
• Enquêter et régler les plaintes;
• Assurer le suivi de votre utilisation de nos sites Web;
• Surveiller votre utilisation de notre réseau WiFi sur nos propriétés ou à proximité;
• Tenir à jour des dossiers opérationnels appropriés;
• Faciliter les transactions commerciales, y compris l’évaluation, l’exécution, la surveillance et la gestion des investissements;
• Effectuer des transactions commerciales;
• Exercer les fonctions exigées ou autorisées par la loi;
• et pour toute autre fin à laquelle vous consentez.
Bases juridiques pour la collecte et le traitement de vos renseignements
Au moment où vos renseignements personnels sont recueillis, sous réserve des lois applicables, nous nous appuyons sur plusieurs fondements juridiques pour recueillir et traiter vos renseignements. En règle générale, nous ne recueillerons ou traiterons des renseignements personnels que lorsque nous sommes légalement tenus de le faire, lorsque le traitement est nécessaire pour exécuter les contrats que nous avons conclus avec vous (ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat avec vous), pour nos intérêts légitimes d’exploiter notre entreprise, pour protéger nos biens et vos biens, nos droits et vos droits ou notre sécurité et votre sécurité, ou lorsque nous avons obtenu votre consentement, et, dans chaque cas, cela se fera seulement dans la mesure nécessaire pour remplir cette obligation, cet intérêt ou ce but.
Nous accordons de l’importance à vous-même, à vos droits et à vos intérêts en matière de protection des renseignements personnels. Par conséquent, lorsque nous recueillons ou traitons vos renseignements personnels en fonction de nos intérêts légitimes, nous nous assurons de tenir compte de toute incidence potentielle sur vous et vos droits.
Lorsque nous obtenons votre consentement sous réserve des exigences juridiques, ce consentement peut être retiré de la façon décrite plus en détail ci-dessous. Si vous retirez votre consentement, cela n’a aucune incidence sur la légalité de tout traitement que nous avons effectué avant ce retrait. Une fois que nous aurons reçu un avis indiquant que vous avez retiré votre consentement, sous réserve des lois applicables et de la présente politique de protection des renseignements personnels, nous ne traiterons plus vos données personnelles aux fins auxquelles vous aviez initialement consenti, à moins que nous ayons une autre raison légitime de le faire en droit.
Application de la loi
Parfois, nous devons communiquer des renseignements personnels à la police, aux organismes gouvernementaux ou à d’autres responsables de l’application de la loi. Si un incident criminel survient dans l’une de nos propriétés, nous pouvons communiquer à la police vos renseignements personnels liés à cet incident. Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels pertinents lorsqu’il faut remplir un rapport de police ou répondre à une demande de la police.
Assureurs
Nous échangeons des renseignements avec nos assureurs, ainsi qu’avec ceux qui poursuivent une action en justice ou défendent une telle action, lorsque survient un incident dans l’une de nos propriétés et que les renseignements sont raisonnablement nécessaires pour présenter une réclamation ou un rapport d’assurance. Cela peut comprendre la vidéosurveillance, les rapports d’incident et d’autres données pertinentes qui peuvent comprendre vos renseignements personnels.
Autres motifs autorisés. À l’exception de ce qui est indiqué ci-dessus, de temps à autre, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à :
• Une institution financière, à titre confidentiel et uniquement dans le cadre de la réception d’un paiement, de la fourniture d’une garantie ou d’autres ententes de financement;
• Une personne qui, selon notre jugement raisonnable, fournit ou demande les renseignements à titre de mandataire;
• Toute autre partie ou tierce partie, lorsque vous consentez à une telle divulgation ou lorsque la divulgation est requise ou permise par la loi.
Nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels à une tierce partie non affiliée sans votre consentement préalable, sauf dans les cas prévus par la présente politique en matière de renseignements personnels ou dans les cas autorisés par les lois applicables.
Vos droits
Droit d’accéder à vos renseignements personnels
Si vous souhaitez accéder à des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, vous pouvez présenter une demande écrite au Bureau de la protection des renseignements personnels de Laurentides Experts-Conseils en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous. Pour éviter les retards dans l’obtention de vos renseignements, veuillez fournir suffisamment de détails pour nous permettre de vous identifier et de trouver les renseignements précis que vous demandez.
Une fois votre demande vérifiée, nous vous accorderons une possibilité raisonnable d’examiner vos renseignements personnels. Vous aurez généralement accès à vos renseignements personnels dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Nous pouvons prolonger cette période de 30 jours jusqu’à concurrence de 30 jours supplémentaires si le respect de ce délai nuisait de façon déraisonnable à nos activités commerciales, ou si le temps nécessaire pour entreprendre les consultations nécessaires pour répondre à votre demande rendait cette période impossible à respecter.
Veuillez noter qu’il peut y avoir des cas où l’accès peut être restreint conformément à la loi. Nous vous informerons des raisons pour lesquelles nous restreignons l’accès en raison de restrictions légales ou réglementaires. Entre autres raisons, nous pouvons restreindre votre droit d’accès à des renseignements qui coûtent excessivement cher à fournir, qui contiennent des références à d’autres personnes et qui ne peuvent pas être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale, ou qui sont assujettis au privilège juridique.
Nous ne facturons pas de frais administratifs pour le traitement de votre demande d’accès. Toutefois, si vous avez besoin de copies de vos renseignements personnels ou si vous avez besoin d’accéder à vos renseignements dans un format précis, nous vous fournirons une estimation de ce qu’il nous en coûtera pour répondre à votre demande et nous obtiendrons votre consentement avant d’engager des frais en votre nom.
Droit de rectifier des renseignements erronés
Afin de réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision à votre sujet, nous prenons les mesures raisonnablement nécessaires pour nous assurer que les renseignements que nous recueillons sont exacts et complets aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.
Nous savons que certaines des fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements, par exemple lorsque vous nous soumettez une demande de services, sont très importantes pour vous, et nous tenons compte de ce facteur. Nous prenons également des mesures raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels demeurent exacts, complets et à jour. Toutefois, nous ne mettons pas à jour régulièrement les renseignements personnels sans une raison d’affaires.
Si les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de les faire corriger. Si nous avons divulgué vos renseignements personnels à d’autres, nous les informerons de cette rectification dans la mesure du possible. Si vous nous le demandez, et si cela est possible et légal de le faire, nous vous informerons également à qui nous avons communiqué vos renseignements personnels afin que vous puissiez communiquer directement avec eux.
Droit à la suppression
Vous pouvez communiquer avec nous pour retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels ou pour nous demander de supprimer vos renseignements personnels si nous n’en avons plus besoin.
Parfois, nous devrons tout de même conserver vos renseignements personnels après que vous nous aurez demandé de cesser de les utiliser et de les supprimer. Si c’est le cas, nous vous en informerons. Par exemple, la loi peut nous obliger à conserver vos renseignements personnels, ou nous pouvons avoir besoin de ces renseignements pour nos dossiers comptables. Nous pouvons également conserver des renseignements si nous croyons qu’il y a un risque de litige ou que les renseignements sont liés à une enquête. Si vos renseignements sont sous forme électronique, ils peuvent être stockés dans nos données de sauvegarde. Si c’est le cas, nous les conserverons jusqu’à ce que nous remplacions ou éliminions nos sauvegardes.
Droit de contester
Vous avez le droit de poser des questions, de demander des renseignements supplémentaires et de contester notre conformité à la présente politique sur la protection des renseignements personnels et à toute loi applicable. Nous mènerons une enquête sur toutes les plaintes concernant le traitement de vos renseignements personnels d’une manière juste et équitable, et qui tient compte de vos droits et intérêts en matière de vie privée, et nous nous engageons à régler ces plaintes. Si nous jugeons qu’une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et pratiques, si nécessaire.
Si vous n’êtes pas satisfait des explications fournies ou des mesures que nous prenons pour corriger une situation, vous serez informé de vos autres droits, y compris le droit de déposer une plainte auprès de l’organisme de réglementation approprié, et vous recevrez des instructions claires sur la façon de le faire.
Non-discrimination
Vous avez le droit de ne pas faire l’objet de discrimination pour avoir fait valoir vos droits, et nous ne prendrons pas de mesures de représailles ou discriminatoires contre vous si vous choisissez d’exercer l’un ou l’autre de vos droits.
Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique lorsque requis. Lorsque nous apportons des modifications à cette politique, elles prennent effet immédiatement.
Date de la dernière mise à jour : 11 avril 2024